Stellen Sie sich vor: In Ihrer Organisation könnte die Schichtplanung, Zeiterfassung und Verwaltung von Abwesenheiten ganz ohne den üblichen Verwaltungsaufwand funktionieren. Mitarbeitende könnten ihre Arbeitszeiten selbst einsehen und sich aktiv an der Planung ihrer Schichten beteiligen und die Verwaltung hätte jederzeit einen klaren Überblick über alle Personaldaten. Diese Vision wurde in einer Organisation Realität, die eine HR-Software (Human Resource) erfolgreich eingeführt hat und damit nicht nur Zeit, sondern auch die Zufriedenheit im Team spürbar erhöhte.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie das digitale System den Arbeitsalltag erleichtert und wie auch Ihre Organisation von einer modernen Lösung profitieren kann.
Ausgangssituation
Zeitraubende Prozesse und fehlende Transparenz
Vor der Einführung des digitalen Systems war das Personalmanagement in dieser Organisation eine Herausforderung. Die Einsatzplanung war manuell und oft fehleranfällig, Überstunden und Abwesenheiten ließen sich nur schwer nachverfolgen, und das Team musste die Verwaltung häufig persönlich aufsuchen, um Fragen zu klären oder Änderungen anzufragen. Das Resultat? Ein hoher Zeitaufwand und wachsende Frustration im Team.
Herausforderung: Die manuelle Verwaltung von Personaldaten war nicht nur zeitaufwendig, sondern machte die Schichtplanung und die Verwaltung der Arbeitszeiten unnötig kompliziert. Das Team brauchte eine Lösung, die Arbeitsabläufe transparenter und einfacher gestaltet.
Die Lösung
Um den Aufwand zu reduzieren und die Abläufe zu verbessern, entschied sich die Leitung der Organisation für die Einführung einer HR-Software. Diese Lösung bietet eine Plattform, die alle relevanten Bereiche des Personalmanagements abdeckt und die Prozesse grundlegend vereinfacht.
- Automatisierte Einsatz- und Schichtplanung
Das System ermöglichte eine automatische Einsatzplanung, die sich nach den Verfügbarkeiten und Qualifikationen der Mitarbeitenden richtet. Die Verwaltung konnte nun auf einen Blick personelle Engpässe erkennen und die Schichtplanung optimieren. - Transparente Verwaltung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten
Mitarbeitende konnten über das System ihre Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten in Echtzeit verfolgen. Das gab dem Team jederzeit Klarheit über ihre Stunden und Urlaubstage und schuf Vertrauen in die transparente Arbeitsweise der Verwaltung. - Self-Service-Funktion für das Team
Durch die Self-Service-Option des Systems konnten Mitarbeitende ihre Schichtwünsche und Abwesenheitsanträge eigenständig einreichen, ohne die Verwaltung aufsuchen zu müssen. So wurde der Verwaltungsaufwand deutlich reduziert, und das Team konnte sich aktiv in die Planung einbringen.
Praxis-Tipp: Wählen Sie ein Personalmanagementsystem, das den Bedürfnissen Ihrer Organisation entspricht und Self-Service-Optionen bietet. Ein benutzerfreundliches System fördert die Akzeptanz im Team und erleichtert die Umstellung.
Die Ergebnisse
Schon nach kurzer Zeit zeigte die Einführung des digitalen Personalmanagementsystems spürbare Erfolge. Die Abläufe wurden effizienter, und das Team profitierte von einer neuen Transparenz und Flexibilität im Arbeitsalltag.
- Zeitersparnis und Effizienzgewinn: Die automatisierte Einsatzplanung und die digitale Verwaltung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten senkten den Verwaltungsaufwand erheblich. Aufgaben, die vorher Stunden beanspruchten, konnten nun schnell und mit wenigen Klicks erledigt werden.
- Klare Übersicht und Transparenz für Mitarbeitende: Durch die Möglichkeit, ihre Schichten und Abwesenheiten jederzeit einzusehen, erhielten die Mitarbeitenden vollständige Kontrolle über ihre Arbeitszeiten. Dies führte zu einer höheren Zufriedenheit und mehr Vertrauen in die Organisation.
- Steigerung der Eigenverantwortung und Team-Motivation: Mit der Self-Service-Funktion konnten sich die Mitarbeitenden eigenständig in die Schichtplanung einbringen und ihre Anfragen digital verwalten. Diese neu gewonnene Flexibilität motivierte das Team und führte zu einer besseren Abstimmung im Alltag.
Feedback des Teams:
„Das digitale System ist eine große Erleichterung. Wir können unsere Schichten selbst einsehen und unsere Anfragen einfach online stellen. Die Zusammenarbeit ist viel transparenter geworden und spart uns allen Zeit.“
Was Ihre Organisation aus diesem Best-Practice-Beispiel lernen kann
Dieses Beispiel zeigt, wie die Einführung einer HR-Software den Arbeitsalltag vereinfacht und das Team motiviert. In einer Organisation, in der flexible Planung und ein klarer Überblick über Ressourcen wichtig sind, kann ein digitales System wertvolle Zeit und Ressourcen freisetzen und die Zufriedenheit des Teams deutlich steigern.
Ihr nächster Schritt: Überlegen Sie, wie ein digitales Personalmanagementsystem Ihre Abläufe verbessern könnte, und prüfen Sie Anbieter, die sich auf die Anforderungen des sozialen Sektors spezialisiert haben. Eine Investition in eine digitale Lösung für das Personalmanagement wird sich schnell durch optimierte Prozesse und motivierte Teams auszahlen.
