Stellen Sie sich vor: Ihr Team kann Verträge jederzeit sicher und schnell einsehen, und alle Fristen sind klar dokumentiert und automatisch überwacht. In vielen Pflegeeinrichtungen jedoch ist die Vertragsverwaltung eine mühsame Aufgabe Akten müssen von Hand durchsucht werden, wichtige Fristen können leicht übersehen werden, und der Zugriff auf sensible Daten erfordert ständige Kontrolle. Eine Pflegeeinrichtung hat diese Herausforderung erkannt und mit der Einführung eines digitalen Vertragsmanagements eine spürbare Erleichterung im Arbeitsalltag erzielt.
Erfahren Sie, wie das digitale Vertragsmanagement den Alltag der Verwaltung vereinfachte und wie Ihre eigene Einrichtung von einer solchen Lösung profitieren kann.
Ausgangssituation
Vor der Umstellung auf digitales Vertragsmanagement musste das Team in dieser Pflegeeinrichtung jeden Vertrag manuell verwalten und in Aktenordnern oder Ablagesystemen suchen. Oft bedeutete das, wertvolle Zeit mit Suchen und Fristenüberwachung zu verlieren und in einem Arbeitsalltag, in dem Effizienz und Datensicherheit besonders wichtig sind, wurden diese Prozesse schnell zu einer Belastung.
Herausforderung: Die papierbasierte Verwaltung der Vertragsdokumente kostete nicht nur Zeit, sondern war auch anfällig für Fehler und Sicherheitslücken. Eine digitale Lösung war gefragt, die sicherstellt, dass Dokumente schnell auffindbar sind und sensible Daten geschützt bleiben.
Die Lösung
Mehr Effizienz und Zeit für die Klienten
Mit dem Ziel, die Vertragsverwaltung zu vereinfachen und die Sicherheit zu erhöhen, entschied sich die Leitung der Pflegeeinrichtung für ein digitales Vertragsmanagementsystem. Die Wahl fiel auf eine Lösung, die speziell auf die Bedürfnisse sozialer Einrichtungen abgestimmt war und die Verwaltung deutlich effizienter und sicherer machte.
- Zentrale digitale Ablage und schneller Zugriff
Mit dem neuen System wurden alle Vertragsdokumente zentral gespeichert, sodass das Team alle nötigen Dokumente in Sekunden finden konnte. Pflege- und Verwaltungsmitarbeiter hatten somit jederzeit Zugriff auf aktuelle Vertragsinformationen und konnten Prozesse effizienter steuern. - Automatische Benachrichtigungen und Fristenüberwachung
Die Verwaltung von Fristen war nun kein manuelles Unterfangen mehr. Das System überwachte alle relevanten Termine und sendete automatische Benachrichtigungen, wenn Entscheidungen anstanden. So konnte das Team besser planen und ging sicher, dass keine Frist übersehen wurde. - Erhöhte Datensicherheit und Zugriffskontrolle
Das System integrierte verschlüsselte Datenübertragung und klare Zugriffskontrollen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Mitarbeitende auf die Vertragsdaten zugreifen konnten. Alle sensiblen Informationen blieben so gut geschützt.
Praxis-Tipp: Wenn Sie ein digitales Vertragsmanagementsystem wählen, achten Sie darauf, dass es speziell für den Sozial- und Gesundheitssektor geeignet ist. Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und Benutzerzugriffsverwaltung sind essenziell, um die Anforderungen an den Datenschutz zu erfüllen.
Die Ergebnisse
Die Einführung des digitalen Vertragsmanagementsystems brachte schnell positive Ergebnisse und zeigte, dass sich die Investition für die Einrichtung lohnte. Die Verwaltung wurde schneller und sicherer, und das Team spürte eine spürbare Entlastung im Arbeitsalltag.
- Zeitersparnis und Effizienzgewinn: Dank der zentralen Ablage und automatischen Benachrichtigungen konnte die Vertragsverwaltung in kürzester Zeit erledigt werden. Wichtige Dokumente waren sofort verfügbar, und das Team konnte sich sicher sein, dass alle Fristen im Blick waren.
- Stärkere Datensicherheit und klare Zugriffskontrollen: Durch die hohen Sicherheitsstandards des Systems wurde sichergestellt, dass nur berechtigte Mitarbeitende auf die Daten zugreifen konnten. Das Vertrauen in die Datenverwaltung wuchs sowohl im Team als auch bei externen Partnern und Angehörigen der Klienten.
- Entlastung und höhere Zufriedenheit im Team: Die Umstellung auf das digitale Vertragsmanagement sparte Zeit und erleichterte die Zusammenarbeit. Pflegekräfte und Verwaltungsmitarbeitende konnten sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und berichteten von einer deutlich gestiegenen Zufriedenheit mit den Arbeitsabläufen.
Feedback des Teams:
„Durch das digitale System ist die Vertragsverwaltung wesentlich transparenter und einfacher geworden. Wir müssen uns nicht mehr um das ständige Durchsuchen von Akten kümmern, sondern haben jederzeit alle relevanten Informationen parat.“
Was Ihre Einrichtung aus diesem Best-Practice-Beispiel lernen kann
Dieses Beispiel zeigt, wie eine digitale Vertragsverwaltung den Arbeitsaufwand reduziert, die Sicherheit erhöht und das Team entlastet. Ein solches System ist besonders wertvoll in Bereichen, in denen sensible Daten und viele Fristen eine Rolle spielen wie in Pflegeeinrichtungen und anderen sozialen Einrichtungen.
Ihr nächster Schritt: Überlegen Sie, ob eine digitale Vertragsverwaltung auch Ihrer Einrichtung den Alltag erleichtern könnte. Wählen Sie ein System, das Sicherheitsfunktionen und klare Benutzerverwaltung bietet, um den Datenschutz zu gewährleisten und gleichzeitig die Prozesse zu vereinfachen. Die Investition wird sich schnell durch Zeitersparnis und höhere Effizienz im Team auszahlen
