Effizienzgewinn für Ihre Wohlfahrtsorganisation
Wie viel Zeit, Geld und Aufwand könnte Ihre Organisation sparen, wenn die Rechnungsbearbeitung einfach und reibungslos ablaufen würde? Eine große Wohlfahrtsorganisation stand vor genau dieser Frage. Mit über 1.500 monatlich eingehenden Rechnungen war das Team oft mehr mit der Verwaltung beschäftigt als mit der eigentlichen Arbeit am Menschen – bis der Schritt zur E-Rechnung und einem digitalen Workflow den entscheidenden Unterschied machte.
Erfahren Sie in diesem Praxisbeispiel, wie diese Umstellung den gesamten Rechnungsprozess der Organisation revolutionierte und wie Sie diesen Effizienzgewinn für Ihre eigene Organisation nutzen können.
Ausgangssituation
Zeitfresser und Fehlerquellen im Rechnungsprozess
Der Rechnungsprozess dieser Wohlfahrtsorganisation war zuvor ein wahres Minenfeld: Jede Rechnung, ob per Post oder PDF, musste manuell erfasst, geprüft und weitergeleitet werden. Das Verwaltungsteam kämpfte mit hohem Arbeitsaufwand, Rückfragen und oft fehlerhaften Einträgen. Zahlendreher, fehlende Informationen oder unklare Angaben waren keine Seltenheit – die Fehlerquote war hoch, die Nerven angespannt.
Das Team wollte effizienter arbeiten, ohne sich in endlosen Papierstapeln und Dateneingaben zu verlieren. Die Lösung? Die Einführung der E-Rechnung in Kombination mit einem digitalen Workflow.
Problem: Der manuelle Aufwand und die hohe Fehlerquote führten zu langen Bearbeitungszeiten und frustrierten Mitarbeitenden. Es wurde dringend eine Lösung gebraucht, die den Prozess beschleunigt und die Arbeitslast reduziert.
Die Vorteile auf einen Blick
Mehr Effizienz und Zeit für die Klienten
Mobile Lösungen reduzieren den Verwaltungsaufwand deutlich. Die Zeitersparnis ermöglicht es Pflegekräften, sich intensiver um die Betreuung zu kümmern.
Stets aktuelle und fehlerfreie Dokumentation
Weil Daten direkt vor Ort erfasst werden, bleibt die Dokumentation vollständig und aktuell. Fehler durch Nachtragen oder vergessene Einträge gehören der Vergangenheit an.
Motivierte Teams und höhere Zufriedenheit
Pflegekräfte berichten von flexiblerem Arbeiten und einer spürbaren Entlastung. Die gesteigerte Zufriedenheit im Team wirkt sich positiv auf das Arbeitsklima aus.
Die Lösung: E-Rechnung und digitaler Workflow – ein perfekt aufeinander abgestimmtes System
Mit der Entscheidung, E-Rechnung und digitalen Workflow zu kombinieren, wurde ein neues Zeitalter für die Rechnungsbearbeitung eingeläutet. Die Umstellung begann mit der Einführung des XRechnung-Formats für alle eingehenden Rechnungen.
- Automatisierte Erfassung durch E-Rechnung
Alle Lieferanten wurden über die neue Anforderung informiert, Rechnungen ausschließlich im XRechnung-Format einzureichen. Die strukturierten Daten jeder E-Rechnung wurden automatisch vom System ausgelesen und in das Buchhaltungssystem übertragen. Die manuelle Eingabe entfiel vollständig, und das Team konnte sofort mit korrekten Daten weiterarbeiten. - Nahtlose Weiterleitung im digitalen Workflow
Die E-Rechnungen wurden ohne Verzögerungen direkt an die zuständigen Abteilungen weitergeleitet. Im Workflow durchlief jede Rechnung die notwendigen Prüf- und Freigabeschritte und konnte mit nur einem Klick genehmigt und archiviert werden. - Automatisierte Prüfung und Validierung
Der Workflow führte eine automatische Plausibilitätsprüfung der Rechnungen durch, um Unstimmigkeiten sofort zu erkennen. Fehlende Angaben oder unklare Posten wurden gekennzeichnet und an die Lieferanten zurückgesendet, bevor sie den Prozess weiter verzögerten.
Effekt: Durch das Zusammenspiel von E-Rechnung und digitalem Workflow wurde der Rechnungsprozess fast komplett automatisiert und die Durchlaufzeit jeder Rechnung um die Hälfte reduziert.
Die Ergebnisse: Spürbare Effizienzgewinne und eine neue Arbeitsqualität
Die Umstellung auf E-Rechnung und digitalen Workflow zeigte sich schnell als voller Erfolg. Das Team konnte spürbare Effizienzgewinne verzeichnen und die Arbeitsqualität erheblich verbessern. Der Rechnungsprozess, der zuvor eine Belastung war, funktionierte nun reibungslos und fehlerfrei.
- Zeitersparnis und geringere Arbeitslast: Die automatisierte Datenerfassung und Weiterverarbeitung reduzierte den Bearbeitungsaufwand pro Rechnung um über 50 %. Anstatt Daten händisch einzugeben, konnte sich das Team auf die wertschöpfenden Aufgaben konzentrieren.
- Fehlerquote und Nachbearbeitung deutlich gesenkt: Die strukturierte Datenerfassung über die E-Rechnung eliminierte typische Fehlerquellen. Zahlendreher und unvollständige Einträge gehörten der Vergangenheit an, und die Buchhaltungsdaten waren zuverlässig und korrekt.
- Kosteneinsparungen und Nachhaltigkeit: Die Organisation konnte durch den Wegfall von Papier, Druck und Versand nicht nur Kosten sparen, sondern auch ihren ökologischen Fußabdruck verringern. Der digitale Rechnungsprozess war nicht nur effizienter, sondern auch nachhaltiger.
Feedback des Teams: „Die Umstellung auf die E-Rechnung und den digitalen Workflow hat uns endlich von der endlosen Papierarbeit befreit. Wir haben Zeit gewonnen und arbeiten effizienter – der Unterschied ist enorm!“
Was Ihre Organisation aus diesem Praxisbeispiel lernen kann
Dieses Beispiel zeigt, wie die E-Rechnung und ein digitaler Workflow zusammen eine echte Entlastung für die Rechnungsbearbeitung schaffen. Gerade in Wohlfahrtsorganisationen, wo Ressourcen gezielt eingesetzt werden müssen, bringt diese Lösung messbare Vorteile: Sie sparen Zeit, senken Kosten und steigern die Zufriedenheit im Team.
