Ein Beispiel: Haben Sie schon einmal eine Frist verpasst?
In vielen sozialen Einrichtungen passiert das regelmäßig und es hat nicht nur finanzielle Auswirkungen, sondern belastet auch das gesamte Team. Doch was, wenn Sie diese Probleme endlich hinter sich lassen könnten?
Mit dem richtigen Projektmanagement wird das möglich.
Die Einführung neuer IT-Systeme oder Digitalisierungsprojekte wie etwa ein Dokumentenmanagement- oder ERP-System – stellt viele Organisationen vor eine enorme Herausforderung. Vor allem im sozialen Sektor, wo die Ressourcen knapp und die Prozesse oft komplex sind, braucht es ein präzises und flexibles Projektmanagement, um solche Projekte effizient umzusetzen. Ohne professionelle Steuerung geraten diese Projekte schnell aus den Fugen – was zu Verzögerungen, höheren Kosten und sogar zur Ablehnung neuer Systeme führen kann.
Die Herausforderung: Ein Projekt auf Kurs halten
Ein digitales Projekt im sozialen Bereich ist oft mit vielen Unsicherheiten und festen Rahmenbedingungen konfrontiert. Wie geht man damit um, wenn gleichzeitig Flexibilität verlangt wird? Wie stellt man sicher, dass neue IT-Systeme nahtlos integriert werden, ohne dass der Betrieb leidet? Genau hier setzen wir an. Unsere Erfahrung zeigt, dass die richtige Projektsteuerung nicht nur das Projekt selbst, sondern auch den Erfolg der gesamten Organisation sichert.
Ein konkretes Beispiel aus unserer Praxis verdeutlicht dies: Die Einführung eines digitalen Vertragsmanagementsystems bei einer gemeinnützigen Diakonie. Die Organisation hatte eine Vielzahl dezentral verwalteter Verträge, ein Albtraum für das Team, mit verpassten Fristen und unnötigen Kosten als Folge. Wie konnten wir dieses Problem effizient lösen?
Unsere Herangehensweise: Maßgeschneiderte Projektsteuerung
Mit über 17 Jahren Erfahrung in mehr als 1000 IT-Projekten im sozialen Sektor wissen wir, wie Digitalisierungsprojekte zum Erfolg geführt werden. Wir bieten einen praxisorientierten Ansatz, der nicht nur Ihr Team, sondern auch Ihre Organisation als Ganzes auf den Erfolgskurs bringt.
- Maßgeschneiderte Projektplanung: Jedes Projekt ist einzigartig, deshalb entwickeln wir einen maßgeschneiderten Plan, der alle spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation berücksichtigt. Gemeinsam mit Ihrem Team stellen wir sicher, dass der Plan realistisch ist und alle wichtigen Schritte abdeckt.
- Projektmanagement mit traditionellen und agilen Methoden: Die Kombination aus traditionellen und agilen Ansätzen gibt uns die Flexibilität, auf unvorhergesehene Herausforderungen zu reagieren und gleichzeitig alle gesetzten Ziele zu erreichen. Wir sorgen dafür, dass Ihr Projekt immer im richtigen Tempo voranschreitet.
- Changemanagement und Schulungen: Ein neues System bedeutet Veränderung – und Veränderung bedeutet oft Widerstand. Daher begleiten wir Sie auch im Changemanagement und bieten maßgeschneiderte Schulungen für Ihre Mitarbeitenden an. So sorgen wir für Akzeptanz und eine reibungslose Einführung.
- Realisierungsbegleitung und Erfolgskontrolle: Wir lassen Sie nicht alleine. Wir sind während des gesamten Projekts an Ihrer Seite, überwachen die Fortschritte und sorgen dafür, dass alle Meilensteine termingerecht erreicht werden. Unsere kontinuierliche Erfolgskontrolle stellt sicher, dass das Projekt nachhaltig und effizient umgesetzt wird.
Praxisbeispiel: Erfolgreiche Einführung eines digitalen Vertragsmanagementsystems
Das Beispiel einer gemeinnützigen Diakonie zeigt, wie unsere Herangehensweise zu greifbaren Ergebnissen führt: Die Organisation hatte aufgrund der dezentral verwalteten Verträge regelmäßig Fristen verpasst und unnötige Kosten verursacht. Zusammen mit dem Team der Diakonie führten wir eine umfassende Bestandsaufnahme durch und digitalisierten alle Verträge. Wir übernahmen das Projektmanagement und begleiteten die Einführung des neuen Systems.
Das Ergebnis? Eine automatisierte Fristenüberwachung und klar definierte Zuständigkeiten führten zu erheblichen Kosteneinsparungen und einer drastischen Reduzierung des administrativen Aufwands. Die Diakonie konnte nicht nur ihre internen Prozesse optimieren, sondern sich auch auf das Wesentliche konzentrieren: ihre soziale Arbeit.
Unsere Leistungen im Überblick:
- Entwicklung eines maßgeschneiderten Projektplans: Wir gestalten den Plan genau nach den Bedürfnissen Ihrer Organisation.
- Projektmanagement mit traditionellen und agilen Ansätzen: Mit einem flexiblen Mix aus klassischen und agilen Methoden stellen wir sicher, dass Ihr Projekt effizient voranschreitet.
- Changemanagement und Mitarbeiterschulungen: Wir helfen Ihnen, Veränderungen erfolgreich zu gestalten und die Mitarbeitenden in den Prozess einzubinden.
- Realisierungsbegleitung und Erfolgskontrolle: Wir überwachen den Fortschritt und sorgen dafür, dass das Projekt termingerecht abgeschlossen wird.
Ihr Mehrwert: Effizienter arbeiten – für mehr Zeit für Ihre soziale Arbeit
Mit unserer Unterstützung gewinnen Sie nicht nur Kontrolle über den gesamten Projektablauf, sondern auch wertvolle Zeit und Ressourcen, die Sie in Ihre eigentliche Arbeit investieren können – die Pflege und Betreuung Ihrer Klienten. Unser Projektmanagement sorgt dafür, dass Ihr Digitalisierungsprojekt effizient umgesetzt wird, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
Fazit:
Ein gut gesteuertes Projekt ist der Schlüssel zum Erfolg in der digitalen Transformation. Vertrauen Sie auf unsere Expertise, um Ihre Projekte effizient umzusetzen und langfristig mehr Zeit für Ihre Kernaufgaben zu gewinnen – die Betreuung und Unterstützung der Menschen, die auf Ihre Hilfe angewiesen sind.
