Stellen Sie sich vor…
Ihre Abläufe zeichnen sich selbst auf. Aufnahme, Einkauf, Abrechnung, Bewerbungen und Instandhaltung lassen sich wie auf einer Landkarte verfolgen. Engpässe springen ins Auge, Wartezeiten werden messbar, Freigaben laufen geradlinig statt im Kreis. Entscheidungen beruhen nicht mehr auf Vermutungen, sondern auf der Wirklichkeit des Alltags. Prozess Mining klingt nach Zukunft, ist aber heute ein sehr handfestes Werkzeug für soziale Einrichtungen, Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen.
Was Prozess Mining wirklich leistet
Prozess Mining rekonstruiert aus digitalen Spuren den tatsächlichen Ablauf eines Vorgangs. Jede Fachanwendung erzeugt Zeitstempel und Statuswechsel. Aus diesen Informationen entsteht ein Bild, das zeigt, wie Fälle wirklich durchlaufen: welche Varianten es gibt, wo Schleifen auftreten, wann etwas liegen bleibt und welche Schritte überflüssig sind. Der Wert entsteht, weil die Analyse nicht fragt, wie es laufen soll, sondern wie es läuft. Das macht Diskussionen kürzer und Maßnahmen treffsicherer.
Warum gerade jetzt
Die Sozialwirtschaft dokumentiert heute in vielen Bereichen digital. Bewohnerverwaltung und Pflegedokumentation, KIS und Ambulanzsysteme, Dienstplanung, ERP und Finanzbuchhaltung, E Rechnung, DMS für Verträge und Personalunterlagen, Ticketsysteme für Hausmeisterdienste und IT. Überall entstehen verlässliche Zeitstempel. Gleichzeitig steigen Erwartungen an Qualität, Geschwindigkeit und Transparenz. Prozess Mining verbindet beides: Es macht Abläufe sichtbar und liefert einen Hebel, um mit denselben Ressourcen mehr Wirkung zu erzielen.
Typische Anwendungsfälle
Ein Aufnahmeprozess wird oft von Nachfragen gebremst. Unterschiedliche Unterlagen, fehlende Vollmachten, unklare Rückmeldungen. Mit Prozess Mining erkennt man, welche Schritte die meiste Zeit kosten, an welcher Stelle Fälle hängen bleiben und welche Variante die zuverlässigsten Abschlüsse bringt. Ein klarer Ablauf mit Zwischenbestätigungen, Checklisten und fester Reihenfolge senkt die Durchlaufzeit spürbar.
Im Einkauf zeigt die Analyse, wann Bestellungen zügig durchgehen und wann sie auf Freigaben warten. Man sieht, welche Lieferanten überdurchschnittlich lange brauchen, wie oft Positionen geändert werden und wo Rechnungen ohne Bestellung auftauchen. Das Ergebnis sind schlankere Genehmigungsketten, bessere Kataloge und weniger Rückfragen.
Bei Bewerbungen macht Prozess Mining sichtbar, wie Kandidatinnen und Kandidaten durch die Stationen laufen. Man erkennt, wo Gespräche zu spät terminiert werden, wie sich automatische Rückmeldungen auswirken und welche Fachbereiche besonders schnell entscheiden. So lässt sich die Zeit bis zum Vertragsangebot verkürzen und die Absprungquote senken.
Auch in der Instandhaltung wirkt der Ansatz. Von der Meldung einer Störung über die Priorisierung bis zur Erledigung zeigt die Analyse, wo Aufträge liegen bleiben und welche Kategorien wiederkehrend Probleme verursachen. Das führt zu besserer Planung und höherer Verfügbarkeit.
Drei Zutaten genügen für den Start
Erstens braucht es ein klares Zielbild. Nicht alles auf einmal, sondern eine Leitfrage wie: Wie halbieren wir Rückfragen in der Aufnahme. Oder: Wie reduzieren wir die Zeit zwischen Bestellung und Lieferung.
Zweitens werden die notwendigen Datenfelder festgelegt. Für jede Fallnummer braucht es mindestens den bearbeiteten Schritt, den Zeitstempel und die beteiligte Einheit. Diese Informationen liegen bereits in den Fachanwendungen vor. Wichtig ist, dass sie sauber herausgeführt werden. Das gelingt mit einfachen Abzügen, die später wiederverwendet werden.
Drittens wird der Datenschutz von Anfang an beteiligt. Rollen, Zugriff, Pseudonymisierung und Löschregeln werden definiert. So entsteht Transparenz mit klaren Leitplanken.
Vom Aha Moment zur Routine
Ein gutes Einstiegsprojekt dauert wenige Wochen. Zuerst wird ein Prozess mit hoher Wirkung gewählt. Dann wird eine Datenlandkarte erstellt und ein erster Datenabzug gebaut. Die Analyse zeigt Varianten, Engpässe, Wartezeiten und Schleifen. Auf dieser Basis werden wenige Maßnahmen beschlossen, die sich schnell umsetzen lassen. Nach kurzer Zeit wird erneut gemessen. Dieser einfache Rhythmus schafft Vertrauen, weil Fortschritt sichtbar wird.
Mit der Zeit wächst aus dem Pilot eine wiederkehrende Auswertung. Ein kleines Lenkungsteam führt den Takt, die Fachbereiche liefern Inhalte, die IT bündelt Datenströme, die Leitung bewertet Wirkungen. So wird aus einem Projekt ein Bestandteil der Steuerung.
Mythen im Alltag und was wirklich zählt
Oft heißt es, die Daten seien nicht perfekt. Das stimmt selten und ist kein Grund zu warten. Prozess Mining braucht keine Vollerfassung, sondern konsistente Spuren an den zentralen Stellen. Je klarer der Blick wird, desto gezielter verbessern sich auch die Quellen.
Ein anderer Mythos lautet, die Einführung sei schwer. In der Praxis ist der Einstieg leichtgewichtig, wenn man ihn eng führt. Ein Prozess, eine Frage, wenige Kennzahlen, ein sauberer Datenabzug, ein Review mit den Beteiligten. Die Wirkung entsteht nicht aus Fülle, sondern aus Fokus.
Manchmal wird behauptet, Prozess Mining sei nur für die Industrie. Tatsächlich profitieren gerade soziale Organisationen, weil sie viele Schnittstellen, komplexe Genehmigungen und hohe Qualitätsansprüche vereinen. Wo Menschen mit Menschen arbeiten, zählt Orientierung. Prozess Mining liefert diese Orientierung, ohne die Arbeit zusätzlich zu belasten.
Was sich spürbar verbessert
Durchlaufzeiten sinken, weil unnötige Schritte entfallen und Reihenfolgen klar sind. Rückfragen gehen zurück, weil Informationen an der richtigen Stelle bereitstehen. Freigaben werden berechenbar, weil Zuständigkeiten und Eskalationen eindeutig sind. Mitarbeitende erleben weniger Reibung, weil Wege transparent sind. Führungskräfte entscheiden sicherer, weil die Landkarte den Weg zeigt. Oft sind bereits zweistellige Verbesserungen erreichbar, bevor neue Werkzeuge beschafft werden müssen.
Governance ohne Ballast
Prozess Mining braucht keine große Organisation. Ein Product Owner Prozesse bündelt Anforderungen. Die IT achtet auf Datenqualität und Wiederverwendbarkeit der Abzüge. Fachbereiche beschreiben Ziele und bewerten Maßnahmen. Die Leitung sichert den Takt und sorgt für Priorität. Ein kurzer monatlicher Austausch reicht, um Kurs zu halten.
Fazit
Prozess Mining ist kein ferner Traum. Es ist die Chance, die vorhandenen digitalen Spuren für bessere Abläufe zu nutzen. Wer klein anfängt, konsequent misst und Verbesserungen schnell umsetzt, schafft spürbare Entlastung für Teams und mehr Qualität für Menschen. So wird aus vermeintlicher Science Fiction ein sehr bodenständiges Steuerungsinstrument.
